Datenschutzerklärung

1. Anwendungsbereich

Necesso ist ein Produkt der CONCEPTS Gabriela Prett-Preza KG. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle personenbezogenen Daten, die wir im Unternehmen verarbeiten, und für Daten, die von uns beauftragte Firmen (Auftragsverarbeiter) verarbeiten. Personenbezogene Daten sind Informationen im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und Anschrift einer Person.

Der Anwendungsbereich umfasst:

• alle Onlineauftritte, insbesondere die Website necesso.ai
• die Necesso-Plattform (Web-Anwendung) für Handwerksbetriebe, inklusive KI-Assistenten, WhatsApp-Anbindung, Telefonie-Funktionen und Bankanbindung
• die mobilen Necesso-Apps für iOS und Android
• Social-Media-Auftritte und E-Mail-Kommunikation

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016. Sie ist auf EUR-Lex abrufbar.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn mindestens eine dieser Bedingungen zutrifft:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sie haben eingewilligt, soweit rechtlich erforderlich für die Aufzeichnung eines Anrufs oder in das Laden externer Schriftarten.
• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen nötig, zum Beispiel für die Bereitstellung der Necesso-Plattform.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): zum Beispiel die gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): zum Beispiel der sichere und wirtschaftliche Betrieb unserer Website und Plattform.

Andere Rechtsgrundlagen (öffentliches Interesse, lebenswichtige Interessen) kommen bei uns in der Regel nicht vor. Falls doch, weisen wir sie an der jeweiligen Stelle aus.

Zusätzlich gelten nationale Gesetze: in Österreich das Datenschutzgesetz (DSG), in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3. Verantwortlicher und unsere Rolle

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

CONCEPTS Gabriela Prett-Preza KG (Anbieterin von Necesso)
Illekgasse 8/16, 1150 Wien, Österreich
Firmenbuchnummer: FN 462437f, Handelsgericht Wien
Telefon: +43 676 972 9492
E-Mail: office@necesso.ai
Vertretungsberechtigte Person: Manolo D. Preza
Impressum: necesso.ai/impressum

Zwei Rollen: Für die Website, Ihr Benutzerkonto, Vertragsabwicklung und Kommunikation mit uns sind wir Verantwortlicher. Wenn ein Handwerksbetrieb über die Necesso-Plattform Daten seiner eigenen Kundinnen und Kunden verarbeitet (zum Beispiel WhatsApp-Nachrichten, Anrufe, Aufträge, Kontobewegungen), ist der Handwerksbetrieb der Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten dann als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Betroffene wenden sich in diesem Fall zuerst an den jeweiligen Handwerksbetrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Mitarbeitereinstufungen: Dienstgrade und Bewertungen von Beschäftigten eines Kundenbetriebs sind personenbezogene Daten. Einsehbar sind diese Informationen nur für Inhaber und Führungskräfte desselben Betriebs. Der Betrieb ist Verantwortlicher, Necesso ist Auftragsverarbeiter.

4. Speicherdauer

• Geschäftsdaten eines Betriebs: für die Dauer des Vertrags; danach gelöscht wie im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.
• Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen: sieben Jahre (§ 132 BAO). Auch nach der Löschung einer Person bleiben sie erhalten und zeigen eine neutrale Bezeichnung; sie können die Person weiterhin erkennbar machen und werden nur für diesen Zeitraum aufbewahrt.
• Ausgestellte Dokumente werden so aufbewahrt, wie sie ausgestellt wurden.
• Löschung einer Person: Eine Person mit vollen Rechten im Betrieb kann eine Kundin, einen Kunden oder eine ausgeschiedene beschäftigte Person löschen; die Daten werden gelöscht, oder erkennbare Angaben werden durch eine neutrale Bezeichnung ersetzt, wo Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Abwesenheiten (einschließlich Krankenstand), Sitzungen, Einstellungen, Chatverlauf und die handwerkliche Einstufung einer beschäftigten Person werden dabei gelöscht. Jede Person kann ihr eigenes Konto auch selbst löschen (siehe „Konto löschen in der App“); ein beantragter Betrieb wird innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
• Verzeichnis bekannter Werte des Privacy-Gateways (verschlüsselt): Werte aus den Datensätzen des Betriebs — so lange wie diese Datensätze; Werte, die das Gateway nur im Freitext gefunden hat (etwa in einer E-Mail) — bis die Löschung einer Person sie findet; ein früherer oder anders geschriebener Wert kann bleiben. Platzhalter selbst gelten nur für eine Anfrage.
• Datenschutz-Nachweis des Gateways (ohne Werte): [Dauer festlegen].
• Anrufaufzeichnungen: die Audiodatei wird 14 Tage, nachdem ihr Transkript vorliegt, gelöscht; WhatsApp-Sprachnachrichten und Audio beim Auftrag: 7 Tage danach. Die Transkripte bleiben ohne Enddatum (sie sind die Aufzeichnung des Vorgangs). Eine Aufnahme ohne Transkript bleibt, bis sie gelöscht wird. Anrufaufzeichnungen werden bei Twilio sofort nach dem Abruf gelöscht.
• Aufnahmen in unseren internen Sicherungen: eine im Programm gelöschte Aufnahme bleibt in unseren internen Sicherungen — den nächtlichen Kopien der Datenbank und der Dateien auf einem getrennten Speicher bei Hetzner in Deutschland und in einer zweiten Kopie bei Scaleway in Paris (Frankreich), ohne Enddatum aufbewahrt. Necesso verschlüsselt sie nicht über die Zugangskontrolle dieser Speicher hinaus (die zweite Kopie speichert Scaleway verschlüsselt); sie werden Kunden und Nutzern nie gezeigt und nur verwendet, um den Dienst nach einem Ausfall wiederherzustellen; nach einer Wiederherstellung läuft die Löschung erneut.
• Videos beim Auftrag: mit dem Auftrag (Geschäftsdaten).
• Suchauswertung: 12 Monate, dann automatisch gelöscht.
• Verlauf des Support-Chats: aufbewahrt, bis er gelöscht wird (keine automatische Löschung).
• Server-Protokolle: 30 Tage.
• Sperrliste für E-Mails (unzustellbare oder abgelehnte Adressen): ohne zeitliche Begrenzung; ein Eintrag wird nie gelöscht, nur vom Necesso-Team wieder freigegeben.
• Mistral AI (Assistent, Hilfe-Chat, Kassenbons, gesprochene Eingaben einschließlich der Aufnahmen, die Voxtral umwandelt) bewahrt Ein- und Ausgaben für die Dauer der Beantwortung und danach 30 Tage zur Missbrauchserkennung auf, sofern keine Null-Speicherung vereinbart ist (Datenschutzerklärung von Mistral, legal.mistral.ai, Stand Oktober 2026); Mistral trainiert nicht damit (Geschäftsbedingungen von Mistral, Ziff. 4.2).
• Sprachaufnahmen (Diktat, „Sprechen statt Ausfüllen", Sprachassistent): von uns nicht gespeichert.
• Anmeldesitzungen: enden nach 14 Tagen, mit „angemeldet bleiben" nach einem Jahr ohne Nutzung.
• Datensicherungen: nächtliche Sicherungen der Datenbank und der Dateien werden 14 Tage auf dem Server und ohne zeitliche Begrenzung auf dem Sicherungsspeicher (Hetzner Storage Box, Deutschland) aufbewahrt, dazu eine zweite Kopie bei einem anderen Anbieter (Scaleway Object Storage, Paris, Frankreich) — gegen Veränderung und Löschung gesperrt, ebenfalls ohne zeitliche Begrenzung. Jede Sicherung wird von uns verschlüsselt, bevor sie den Server verlässt (AES-256, mit einem getrennt von den Sicherungen aufbewahrten Schlüssel), sodass kein Speicheranbieter sie lesen kann. Eine Sicherung kann nicht bearbeitet werden; im Programm gelöschte Daten bleiben daher in den vor der Löschung erstellten Sicherungen enthalten. Sicherungen werden nur gelesen, um den Dienst wiederherzustellen; jede Löschung wird in einem Löschprotokoll vermerkt (die interne Kennung der Person, wann — nie die gelöschten Daten), und nach jeder Wiederherstellung wird jede vermerkte Löschung erneut angewandt, bevor der Dienst genutzt wird.
• Ihre Rechte auf Auskunft und Datenübertragbarkeit: der Betrieb kann einen vollständigen Export aller über Sie gespeicherten Daten herunterladen (eine ZIP-Datei mit jedem mit Ihnen verknüpften Datensatz und jeder Datei) und Ihnen übergeben.

5. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15): ob und welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck, an wen sie gehen, wie lange wir sie speichern, woher sie stammen und ob Profiling stattfindet
• Berichtigung (Art. 16) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) in einem gängigen Format
• Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen sowie jederzeit gegen Direktwerbung und Profiling
• Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung (Art. 22): Unsere KI-Assistenten erstellen Vorschläge; Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft immer ein Mensch
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde (Art. 77) bei einer Aufsichtsbehörde

Zuständig ist die österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at. In Deutschland ist jeweils die Datenschutzbehörde des Bundeslandes zuständig; Informationen bietet die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

6. Datenübertragung in Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten außerhalb der EU und des EWR ausschließlich im Rahmen der jeweils einschlägigen Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter kommen insbesondere folgende Übermittlungsgrundlagen zur Anwendung:

• Angemessenheitsbeschluss: Der Empfänger nimmt aktiv am EU-US Data Privacy Framework (DPF) teil. Den Status können Sie unter dataprivacyframework.gov prüfen.
• Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, wenn der Empfänger nicht am DPF teilnimmt.

Übermittlung außerhalb des EWR: Bei Übermittlungen an Anthropic gelten vier Schutzmaßnahmen:

1. Die Daten sind bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und bei der Speicherung verschlüsselt.
2. Direkt identifizierende Angaben wurden vorher entfernt oder durch Platzhalter ersetzt, insbesondere Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anschriften, Kontonummern und Tonaufnahmen.
3. Der Schlüssel, der Platzhalter wieder den echten Daten zuordnet, bleibt ausschließlich in der EU und wird nie übermittelt.
4. Es besteht eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO: ein Angemessenheitsbeschluss (einschließlich EU-US Data Privacy Framework) oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Die beschriebenen technischen Maßnahmen entsprechen der dokumentierten Architektur. Für bestimmte Funktionen erhält Mistral auch personenbezogene Daten über seinen EU-Endpunkt. Bei aktivierter Twilio-Telefonie bzw. SMS können Telefonnummern, Anrufzeiten und SMS-Inhalte unter den Bedingungen des Twilio-DPA und der EU-Standardvertragsklauseln in den USA verarbeitet werden. Für WhatsApp gelten die Bedingungen von Meta (Abschnitt 10).

Die Website necesso.ai wird getrennt von der Necesso-Plattform bei Netlify gehostet. GoDaddy verwaltet die Domain und ist nicht der Webhoster. Die Plattform läuft auf Hetzner-Servern in Deutschland; zusätzlich werden verschlüsselte Offsite-Backups bei Scaleway in Paris gespeichert.

Welche Anbieter Daten in Drittländer erhalten, finden Sie in Abschnitt 15.

Wichtig: Pseudonymisierte Informationen bleiben personenbezogene Daten. Die getrennte Zuordnung im EWR mindert das Risiko, ersetzt aber keine nach Art. 44 ff. DSGVO erforderliche Übermittlungsgrundlage. Auskünfte zu anwendbaren vertraglichen Schutzmaßnahmen erteilen wir unter office@necesso.ai.

Drittlandübermittlungen an Anthropic und andere Empfänger außerhalb des EWR erfolgen nur unter einer anwendbaren Übermittlungsgrundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Die jeweils geltenden Schutzmaßnahmen richten sich nach den anwendbaren Anbietervereinbarungen. Pseudonymisierung allein ersetzt eine Übermittlungsgrundlage nicht.

7. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 25 und 32 DSGVO ein. Die bereitgestellte technische Dokumentation beschreibt insbesondere TLS-Verschlüsselung für externe Verbindungen, rollenbasierte Berechtigungen und Datenbank-Mandantentrennung, AES-256-Verschlüsselung ausgewählter Geheimnisse sowie AES-256-Verschlüsselung der nächtlichen Backups durch Necesso vor der Übertragung zu Hetzner Storage Box und Scaleway. Die Schlüssel für verschlüsselte Geheimnisse und Backups werden separat von den verschlüsselten Daten verwaltet.

Backups werden 14 Tage auf dem Server und nach der aktuellen Dokumentation ohne feste Endfrist in den Offsite-Speichern aufbewahrt. Die Sicherungen können Daten enthalten, die aus dem Live-System bereits gelöscht wurden. Bei der Wiederherstellung werden dokumentierte Löschungen erneut angewandt. Die Speicherbegrenzung dieser historischen Kopien muss weiterhin geprüft werden.

Das Privacy-Gateway minimiert bei Anthropic-Anfragen die übermittelten Felder und pseudonymisiert erkannte Angaben. Es kann nicht sämtliche personenbezogenen Angaben zuverlässig erkennen. Privilegierte Serverbetreiber haben technisch Zugriff auf die Datenbank; eine durchgehend eigene Festplattenverschlüsselung oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Inhalte wird nicht zugesichert. Weitere Maßnahmen und Grenzen stehen unter Datensicherheit.

8. Kommunikation mit uns

Wenn Sie uns per Telefon, E-Mail oder Online-Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihre Anfrage und den damit verbundenen Geschäftsvorgang zu bearbeiten. Die Daten werden gespeichert, solange der Geschäftsfall läuft oder das Gesetz es vorschreibt.

• Telefon: Anrufdaten werden auf dem Endgerät und beim Telekommunikationsanbieter pseudonymisiert gespeichert. Name und Telefonnummer können zur Beantwortung per E-Mail weitergeleitet werden. Anrufe mit uns selbst zeichnen wir nicht auf.
• E-Mail: Daten werden auf dem Endgerät und auf dem E-Mail-Server gespeichert.
• Website-Kontakt und Kontolöschungsformular: Die Kontaktlinks öffnen Ihr E-Mail-Programm. Das Formular zur Kontolöschung erstellt den Nachrichtenentwurf ausschließlich in Ihrem Browser; Formulareingaben werden nicht an einen Website-Server übermittelt. Erst wenn Sie die E-Mail selbst absenden, erhalten wir Ihre Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa ein Angebot) und lit. f (berechtigtes Interesse an professioneller Geschäftskommunikation).

E-Mail-Dienstleister: Ausgehende E-Mails werden über Scaleway in Frankreich versendet (Empfänger, Name, Betreff, Nachricht und Anhänge). Eingehende E-Mails laufen über Migadu, mit Postfächern im EWR bzw. in der Schweiz und OVHcloud-Infrastruktur in Frankreich und den Niederlanden.

9. KI-Assistenten (Mistral und Anthropic)

Necesso nutzt KI-Modelle zweier Anbieter. Die Ergebnisse sind Vorschläge: Der Assistent ändert nichts, ohne dass Sie es bestätigen; Entwürfe (Angebote, Mahnungen, Antworten auf E-Mails) prüfen und versenden Menschen.

Mistral AI (Verarbeitung in der EU). Für Betriebe in der EU laufen folgende Hilfen über den EU-Endpunkt von Mistral AI (api.eu.mistral.ai, im Programmcode festgelegt). Für den Assistenten im Programm ist der Anbieter eine Servereinstellung, die wir auf Mistral halten; würde sie je auf Anthropic umgestellt, liefen die Anfragen des Assistenten wie die übrigen automatischen Schritte durch das Privacy-Gateway:

• der Assistent im Programm (Fragen und die Geschäftsdaten, die er zur Antwort liest; im Hilfemodus nur die Frage und die eigenen Hilfeartikel);
• das Auslesen eines Kassenbons, den eine Monteurin oder ein Monteur auf einer Baustelle fotografiert (das Foto und was daraus gelesen wurde);
• die KI-Suchzeile im Artikelkatalog (der getippte Satz, die Namen der Lieferanten und die Gewerkecodes des Betriebs — nie ein Artikel, nie ein Preis);
• gesprochene Eingaben: die Aufnahme, die Voxtral in Text umwandelt, und der Text, um ihn zu verstehen (siehe „Sprache auf der Baustelle");
• das Markieren von Namen und Adressen für das Privacy-Gateway (unten).

Jeder automatische KI-Schritt — bei Mistral und bei Anthropic — erhält nur die Felder, die er für seine Aufgabe braucht (ein Mahnungsentwurf etwa Rechnungsnummer, Beträge und Daten, nicht den ganzen Datensatz des Kunden).

Nach den Bedingungen von Mistral können Kontokonfiguration, Schlüssel, Abrechnung, Zugriffsverwaltung und Nutzungsstatistiken außerhalb der EU verarbeitet werden. Richtig ist daher: Verarbeitung in der EU — nicht: alle Daten bleiben in der EU.

Anthropic (USA) — nur pseudonymisiert über das Privacy-Gateway. Die übrigen automatischen Schritte laufen bei Anthropic, einem Unternehmen in den USA, über dessen weltweiten Endpunkt: E-Mails sortieren und Antworten entwerfen, Schadensberichte für Versicherungsfälle, Angebots- und Mahnungsentwürfe, Einsatzvorschläge und Berichtszusammenfassungen. Für einen Betrieb in der EU geht jede dieser Anfragen zuerst durch unser Privacy-Gateway, das auf unseren eigenen Servern in der EU läuft:

1. Es sucht Namen von Kunden, Personal, Lieferanten und Ansprechpersonen, Firmennamen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IBANs, Kennzeichen und Steuer-/UID-Nummern — aus den Datensätzen des Betriebs (bei einer Anfrage einer Person aus den Datensätzen, die diese Person sehen darf) und nach festen Mustern; zusätzlich markiert Mistral (EU-Endpunkt) Namen und Adressen im Freitext.
2. Es ersetzt jeden Fund durch einen Platzhalter wie [CUSTOMER_12] oder [PHONE_2]. Ein Platzhalter gilt nur für diese eine Anfrage: Die Zuordnung von Platzhalter und Wert besteht nur im Arbeitsspeicher unseres Servers, solange die Anfrage läuft, und verlässt nie die EU. Werte aus den Datensätzen des Betriebs, die das Gateway erkennt, liegen verschlüsselt in unserer Datenbank in der EU; bei einer Anfrage einer Person erhalten andere Funde nur einen vorübergehenden Verweis für diese eine Anfrage.
3. Es prüft den Text vor dem Senden noch einmal. Findet es noch einen bekannten Wert, wird nichts gesendet; ein Mensch im Betrieb sieht die Aufgabe auf der Seite „Freigaben".
4. Die Antwort wird in der EU zurückgeführt: Nur die Platzhalter, die für diese Anfrage vergeben wurden, werden ersetzt — und bei einer Anfrage einer Person nur mit Werten aus Datensätzen, die diese Person in diesem Moment noch sehen darf. Alles andere bleibt Platzhalter; was nur wie ein Platzhalter aussieht (etwa einer, der in eine Nachricht getippt wurde), wird nie ausgefüllt.

Anthropic erhält damit den Arbeitsinhalt mit Platzhaltern statt dieser Angaben. Das sind pseudonymisierte Daten, keine anonymen: Angaben, die eine Person ohne Namen erkennbar machen (etwa eine ungewöhnliche Schadensbeschreibung oder Datum und Ort zusammen), erkennt das Gateway nicht. Übermittlungsgrundlage: Für Drittlandübermittlungen gelten die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen und vertraglichen Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO.

Wenn die Prüfung scheitert oder unvollständig ist. Ist die Markierung durch Mistral nicht erreichbar, zu langsam, liefert sie ein unklares Ergebnis oder meldet sie sich selbst als unvollständig, oder kann das Gateway seine Prüfung aus einem anderen Grund nicht abschließen, wird die Anfrage nicht an Anthropic gesendet; sie wartet auf einen Menschen im Betrieb auf der Seite „Freigaben". Solche Fälle werden monatlich gezählt und unserem Betrieb gemeldet. (Solange der Assistent im Programm wie heute eingestellt über Mistral in der EU läuft, gehen seine Anfragen gar nicht durch das Gateway.)

Grenzen der Erkennung. Das Gateway erkennt, was in den Datensätzen des Betriebs steht und was seine festen Muster beschreiben; zusätzlich markiert Mistral Namen und Adressen. Ein Name oder eine Angabe, die keines davon erkennt — ein ungewöhnlicher Spitzname, eine ungewöhnliche Schreibweise oder eine Beschreibung, die eine Person ohne Namen erkennbar macht —, kann Anthropic so erreichen, wie sie geschrieben ist; das Gateway kann nicht erkennen, dass es sie übersehen hat.

Nachweis. Bevor eine Anfrage an Anthropic gesendet wird, halten wir fest, dass sie gesendet werden soll; kann das nicht gespeichert werden, wird nichts gesendet. Nach der Anfrage halten wir ihr Ergebnis fest (gesendet, in der EU bearbeitet, abgelehnt oder Anbieterfehler). Beide Einträge enthalten Betrieb, Schritt, Anbieter, Anzahl der Platzhalter je Art und Zeiten — nie einen Namen oder anderen Wert. Eine Anfrage ohne Ergebniseintrag (etwa nach einem Serverabsturz) gilt als mit unbekanntem Ergebnis. Der Betrieb kann diesen Nachweis je Monat auf der Seite „Protokoll" ansehen und herunterladen.

Betriebe in den USA. Die Anfragen eines Betriebs mit Sitz in den USA gehen ohne Gateway an Anthropic.

10. WhatsApp-Nachrichten

Ab Aktivierung — wenn ein Betrieb seine eigene WhatsApp-Nummer mit Necesso verbindet (über die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Ltd) — stellt Meta die Nachrichten der Kundinnen und Kunden an diese Nummer an Necesso zu und versendet die Antworten des Betriebs. Dabei verarbeiten Meta und Necesso: Texte, Fotos, Dokumente, Sprachnachrichten, Telefonnummern und Namen sowie die genehmigten Nachrichtenvorlagen. Meta verarbeitet WhatsApp-Verkehr nach seinen eigenen Bedingungen; die Nummer bleibt die des Betriebs. Der Zugangsschlüssel des Betriebs ist bei uns verschlüsselt gespeichert. Sprachnachrichten werden auf unserem eigenen Server in Text umgewandelt. WhatsApp-Texte eines Betriebs in der EU werden nie an Anthropic gesendet.

11. Aufzeichnung und Transkription von Anrufen

Ab Aktivierung — wenn ein Betrieb eine Telefonnummer in Necesso einschaltet (über Twilio Ireland Ltd, Region IE1, Irland) — gilt für Anrufe auf diese Nummer:

• Ansage: Zu Beginn jedes Anrufs hört die anrufende Person eine Ansage. Der Standardtext lautet „Dieses Gespräch wird transkribiert." (auf Englisch: „This call will be transcribed."); der Betrieb kann einen eigenen Text hinterlegen.
• Der Anruf wird an das Telefon des Betriebs weitergeleitet und aufgezeichnet.
• Die Aufzeichnung wird in unseren Dateispeicher geholt und bei Twilio unmittelbar danach gelöscht.
• Das Transkript entsteht auf unserem eigenen Server (faster-whisper) — kein KI-Anbieter erhält die Aufnahme. Das Transkript eines Betriebs in der EU geht nie an Anthropic.
• Die Audiodatei wird 14 Tage, nachdem ihr Transkript vorliegt, gelöscht; das Transkript bleibt beim Vorgang. Eine Aufnahme, die nicht transkribiert werden konnte, hat kein Transkript und bleibt, bis sie gelöscht wird. Kopien in unseren internen Sicherungen bleiben (siehe „Speicherdauer").

SMS an diese Nummer landen im Posteingang des Betriebs; das Büro kann SMS von dieser Nummer senden. Twilio verarbeitet die Telefonnummern und die SMS-Texte in der Region IE1.

12. Bankanbindung

Ab Aktivierung — wenn ein Betrieb sein eigenes Geschäftskonto verbindet (Kontoinformationsdienst nach PSD2 über Enable Banking Oy, Espoo, Finnland — ein zugelassener Anbieter, FIN-FSA) — meldet sich eine Person des Betriebs bei ihrer Bank an und erteilt die Zustimmung. Enable Banking liest die Umsätze des Kontos und gibt sie an Necesso weiter: IBAN und Saldo, je Umsatz Name und IBAN der zahlenden Person, Betrag und Verwendungszweck — das sind auch personenbezogene Daten der Kundinnen und Kunden des Betriebs. Nach eigener Angabe speichert Enable Banking keine Kontodaten; die Umsätze liegen in unserer Datenbank in Deutschland. Die Zustimmungssitzung ist bei uns verschlüsselt gespeichert. Ohne Verbindung kann ein Betrieb Kontoauszugsdateien hochladen; dafür wird kein Anbieter eingeschaltet.

13. Zahlungen, Buchhaltung und Großhandel

Diese Anbieter werden erst ab Aktivierung eingesetzt — wenn ein Betrieb sie für sich einschaltet und verbindet:

• Online-Zahlungen mit Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) und Adyen (Adyen N.V., Niederlande): Kundinnen und Kunden des Betriebs bezahlen eine Rechnung auf einer Zahlungsseite des Anbieters (gehostete Zahlungsseite). Necesso sieht und speichert keine Kartendaten. Necesso speichert den Zahlungsstatus, die Beträge, die Gebühren und die Auszahlungen an den Betrieb.
• Bankverbindung über Enable Banking (Enable Banking Oy, Finnland): nur lesender Zugriff auf die Kontoumsätze — Betrag, Datum, Verwendungszweck, Name und IBAN der zahlenden Person (siehe „Bankverbindung“).
• Buchhaltungsexporte für DATEV, BMD und Lexware Office: die eigenen Daten des Betriebs gehen an seine eigene Steuerberatung oder in sein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter. Diese Empfänger wählt der Betrieb selbst; sie sind keine Auftragsverarbeiter von Necesso.
• Großhandelsanbindungen über Open Masterdata und IDS Connect: Artikeldaten (Stammdaten, Preise) kommen vom Großhändler des Betriebs, Bestellungen gehen an ihn. Den Großhändler wählt der Betrieb selbst; er ist kein Auftragsverarbeiter von Necesso.

14. Auslesen von Kassenbons

Fotografiert eine Monteurin oder ein Monteur auf einem Einsatz einen Kassenbon, wird das Foto einmal in unserem Dateispeicher abgelegt. Gelesen wird es von Mistral AI auf dem EU-Endpunkt — in zwei Schritten: zuerst wird das Foto als Text gelesen, dann werden die Felder aus dem Text allein gefüllt. Das Foto geht an keinen anderen Anbieter; ist Mistral nicht erreichbar, wird der Bon von Hand eingetippt.

15. Sprache auf der Baustelle

Diktat, „Sprechen statt Ausfüllen" und der Sprachassistent nehmen im Browser auf; das Mikrofon wird nur benutzt, wenn Sie darauf tippen. Die Aufnahme geht an unseren Server und von dort an Voxtral von Mistral AI — für einen Betrieb in der EU immer an den EU-Endpunkt von Mistral. Voxtral erkennt die gesprochene Sprache und wandelt die Aufnahme in Text um. Für Deutsch, Englisch, Ungarisch und Türkisch (die Einstellung auf unseren Servern) verwenden wir den Text von Voxtral; in jeder anderen Sprache schreibt unser eigener Server den Text (faster-whisper, kein Anbieter), ebenso, wenn Voxtral nicht antwortet. Wir speichern die Aufnahme nicht — keine Datei, kein Datensatz, kein Protokoll der Worte. Eine Aufnahme ohne Netz wartet auf dem Telefon und wird dort gelöscht, sobald ihr Text zurück ist. Die eingebaute Spracherkennung von Browser oder Telefon (die Audio an Google oder Apple senden würde) wird nie verwendet. Gesprochene Antworten des Assistenten entstehen auf unserem Server (Piper). Den umgewandelten Text erhält für einen Betrieb in der EU der EU-Endpunkt von Mistral, um einen gesprochenen Bericht zu ordnen oder eine Frage zu verstehen. Anrufe, WhatsApp-Sprachnachrichten und Audio beim Auftrag gehen nie an Voxtral; sie wandelt nur unser eigener Server in Text um. Text aus gesprochenen Eingaben — Diktate, Sprachnachrichten, Gesprächsprotokolle — und WhatsApp-Texte behalten diese Herkunft in den Datensätzen, die Necesso daraus anlegt (das Gespräch mit dem Assistenten, Auftragsnotizen, gesprochene Berichte, der Auftrag und die damit verknüpften Dokumente und Nachrichten): Solcher Text wird von KI nur in der EU (Mistral) verarbeitet und nie an Anthropic gesendet. Text, den eine Person von Hand in ein anderes Feld kopiert, und Datensätze von vor der Einführung dieses Schutzes tragen diese Herkunft nicht.

KI-Korrektur eines Diktats. Ein diktierter Text für eine Notiz oder eine Besichtigung geht mit den Wörtern des Auftrags (Kundenname, Einsatzadresse, Artikel) an den EU-Endpunkt von Mistral, der Hörfehler und Grammatik verbessert. Das Ergebnis ist ein Vorschlag: jede geänderte Stelle wird angezeigt, Zahlen werden nie geändert, sondern nachgefragt; gespeichert wird erst, was der Techniker übernimmt. Mistral erhält dabei keine Aufnahme.

16. Routenplanung

Nur wenn ein Betrieb die Routenplanung einschaltet (bei einem Kundenbetrieb ist sie anfangs aus), gehen die Adressen der Einsätze des Tages und des Büros an OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Heidelberg, Deutschland), um Koordinaten und Fahrzeiten zu berechnen — keine Namen. Necesso ermittelt keinen Standort von Geräten.

17. Video und Audio beim Auftrag

Eine technische Fachkraft oder das Büro kann beim Auftrag ein Video (mit der Kamera des Telefons, 720p, bis 5 Minuten) oder eine Audionotiz aufnehmen oder Videodateien (MP4, MOV, WebM — bis 500 MB und 5 Minuten) und Audiodateien (M4A/AAC, MP3, WAV, OGG/Opus, WebM, 3GP, AMR, FLAC, CAF, AIFF — bis 200 MB) hochladen. Die Dateien werden mit dem Auftrag in unserem Dateispeicher in Deutschland gespeichert und in die nächtliche Sicherung aufgenommen. Audio wird auf unserem eigenen Server in Text umgewandelt (faster-whisper, kein KI-Anbieter); das Transkript bleibt beim Auftrag, die Audiodatei wird 7 Tage, nachdem ihr Transkript vorliegt, gelöscht (dieselbe Regel gilt für WhatsApp-Sprachnachrichten; Anrufaufzeichnungen nach 14 Tagen). Videos bleiben wie Fotos beim Auftrag. Ein Video oder eine Aufnahme kann Personen zeigen oder enthalten — die aufnehmende Person ist dafür verantwortlich, einen Grund dafür zu haben.

18. Eigene Suchauswertung

Um zu verstehen, wonach unsere Nutzerinnen und Nutzer suchen, speichert Necesso zu jeder Suche in der Suchleiste und jeder Frage an den Assistenten: den Betrieb, die Person, den Zeitpunkt, die Art (Suche oder Frage) und den Text ohne Namen — bevor etwas gespeichert wird, ersetzen die Regeln unseres Privacy-Gateways jeden Namen, jede Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IBAN, jedes Kennzeichen und jede Steuernummer, die die Daten des Betriebs oder unsere Muster erkennen, durch einen Platzhalter wie [CUSTOMER_1]; der ursprüngliche Text wird nie gespeichert, und es gibt keine Liste, mit der ein Platzhalter wieder einem Namen zugeordnet werden könnte. Wird danach noch ein bekannter Wert gefunden, wird der Text gar nicht gespeichert. Ein Name, der in keinem Datensatz steht und keinem Muster entspricht, kann im Text bleiben; in den letzten Minuten eingegebene Werte werden unter Umständen noch nicht erkannt. Das ist reine Produktauswertung: kein Dritter erhält sie (kein Analyse-Anbieter, kein KI-Anbieter), es gibt keine Absturz- oder Leistungsauswertung, und sie ist nur für das Necesso-Team sichtbar — als zusammengefasste Zahlen, mit verschlüsselten (gehashten) Personenkennungen — nie für die Kundenbetriebe. Die Einträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht, und mit der Löschung einer Person. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Produkts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

19. Support

Hinter der Anmeldung öffnet „Support" unsere Support-Seite, den Hilfe-Chat (beantwortet Fragen zu jeder Funktion; er läuft über den EU-Endpunkt von Mistral und erhält nur die Frage und die Hilfeartikel des Programms — keine Daten des Betriebs) und, wenn Sie einen Menschen brauchen, die Möglichkeit, den Necesso-Support anzurufen, per WhatsApp anzuschreiben oder per E-Mail zu erreichen. Der Verlauf des Support-Chats wird aufbewahrt, bis er gelöscht wird (Entscheidung von Manolo): eine Person kann ein Gespräch aus ihrer Liste entfernen, und er wird mit der Löschung der Person gelöscht; eine automatische Löschung gibt es nicht.

20. Server-Protokolle und Browser

Server-Protokolle (die technischen Meldungen des Programms: welche Adresse wann mit welchem Ergebnis aufgerufen wurde, und Fehler — keine Passwörter, keine Inhalte und keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder anderen personenbezogenen Angaben) werden 30 Tage aufbewahrt. Da unsere Server hinter unserem eigenen Proxy liegen, enthalten die Protokolle dessen interne Adresse, nicht Ihre IP-Adresse. Das Sicherheitsprotokoll der Anmeldungen (Anmeldungen, Fehlversuche, Zwei-Faktor-Ereignisse) gehört zu den Daten des Betriebs und wird mit ihnen aufbewahrt.

In Ihrem Browser speichert das Programm: das Anmelde-Cookie necesso_session (HttpOnly; für die Browsersitzung, oder ein Jahr mit „angemeldet bleiben"); bei Zwei-Faktor-Anmeldung das Cookie necesso_device für ein gemerktes Gerät (400 Tage, bei Nutzung erneuert); die gewählte Sprache; ob gesprochene Antworten eingeschaltet sind; den Tag, an dem der Hinweis „Tag beginnen" beantwortet wurde; einen unterbrochenen großen Upload, damit er weiterlaufen kann; Ihre nicht gespeicherten Eingaben (Entwürfe) je Ansicht, damit nichts verloren geht — gelöscht, sobald gespeichert, oder nach 30 Tagen, und bei der Abmeldung, außer Sie haben „angemeldet bleiben" gewählt; während ein Zwei-Faktor-Code eingegeben wird, dessen Ticket (bis der Tab geschlossen wird); Diktat-Aufnahmen ohne Netz (gelöscht, sobald ihr Text zurück ist, und bei der Abmeldung — das Programm sendet vorher, was noch wartet, und sagt es Ihnen, bevor es ein Diktat löscht, das sein Feld noch nicht erreicht hat; eine Aufnahme wird immer nur für die Person gesendet, die sie gemacht hat); und einen kurzen Zwischenspeicher zuletzt angesehener Daten und Bilder für die Nutzung ohne Netz (ein Tag / sieben Tage, bei der Abmeldung geleert); das Cookie necesso_kd, das ein Gerät wiedererkennt, auf dem Sie sich schon angemeldet haben, und nur dem Anmeldeschutz dient (180 Tage; auf einem geteilten Gerät für höchstens fünf Konten). Mit einem Passkey (Fingerabdruck, Gesicht oder Geräteentsperrung) bleibt der private Schlüssel auf Ihrem Gerät; Necesso speichert den öffentlichen Schlüssel, die Kennung des Schlüssels, Browser und System, auf denen er eingerichtet wurde, und wann er zuletzt verwendet wurde. Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies verwendet.

Anmeldeschutz. Nach wiederholt falschen Passwörtern wird die Anmeldung zu einem Konto kurz pausiert (nie dauerhaft), und die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber erhält eine E-Mail. Wird ein Passwort über einen Einladungs- oder Zurücksetzungslink festgelegt, prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt: Nur die ersten fünf Zeichen eines Hashwerts des Passworts werden an den Dienst „Have I Been Pwned" gesendet — nie das Passwort selbst. Ist der Dienst nicht erreichbar, wird das Passwort angenommen.

21. Konto löschen

Jede Person mit einem Necesso-Konto — Inhaberin, Inhaber und eingeladene Beschäftigte — kann ihr Konto selbst löschen: im Profil unter „Konto löschen“, bestätigt mit dem Passwort (und dem zweiten Schritt, wenn die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet ist). Ohne Anmeldung geht es über necesso.ai/konto-loeschen.

• Sofort: die Person wird auf allen Geräten abgemeldet; ihre Anmeldung, ihr Name, ihre E-Mail-Adresse, ihr Passwort, ihre Einstellungen, ihre Gespräche mit dem Assistenten, ihre Abwesenheiten und ihre Einstufung werden gelöscht oder durch eine neutrale Bezeichnung ersetzt — spätestens innerhalb von 30 Tagen.
• Bleibt beim Betrieb: Rechnungen und andere Belege, die der Betrieb gesetzlich aufbewahren muss (in Österreich sieben Jahre, § 132 BAO), sowie erfasste Arbeitszeiten und Berichte — sie zeigen danach eine neutrale Bezeichnung statt des Namens. Solche Unterlagen können die Person weiterhin erkennbar machen (etwa über ausgestellte Dokumente) und werden nur so lange aufbewahrt, wie das Gesetz es verlangt.
• Bestätigung: eine E-Mail an die Adresse des gelöschten Kontos; sobald sie zugestellt ist, wird auch diese Adresse in unserem Versandprotokoll gelöscht.
• Nachweis: jede Löschung wird ohne Inhalt protokolliert (welche interne Kennung, welche Art, wann) und nach jeder Wiederherstellung einer Sicherung erneut ausgeführt.
• Die letzte Person mit vollen Rechten eines Betriebs übergibt den Betrieb zuerst an eine andere Person oder beantragt die Löschung des ganzen Betriebs: nach dem Export aller Firmendaten wird der Antrag aufgenommen, per E-Mail bestätigt und vom Necesso-Team innerhalb von 30 Tagen ausgeführt; bis dahin kann er im Profil zurückgezogen werden. Ein Betrieb wird nie sofort per Knopfdruck gelöscht.

22. E-Mail-Versand

Necesso versendet E-Mails über Scaleway (Paris, Frankreich): Dokumente als PDF, Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen, Anmeldecodes und die Nachrichten, die ein Betrieb an seine Kundinnen, Kunden und Lieferanten sendet. Test- und Demobetriebe senden nie an erfundene Adressen: An reservierte Testadressen (etwa .invalid, .example, .test) wird für keinen Betrieb etwas gesendet, und ein Test- oder Demobetrieb sendet nur an Adressen, die Necesso ausdrücklich freigegeben hat (die des eigenen Teams). Meldet der Anbieter eine E-Mail als dauerhaft unzustellbar oder abgelehnt oder wurde sie als Spam gemeldet, kommt die Adresse auf eine Sperrliste: an sie wird nichts mehr gesendet, bis das Necesso-Team sie wieder freigibt.

23. Hosting und Serverstandorte

Website und Plattform laufen getrennt. Die Necesso-Plattform liegt auf Hetzner-Servern in Deutschland. Nächtliche Backups bleiben 14 Tage auf dem Server gespeichert; Offsite-Kopien bei Hetzner Storage Box und Scaleway in Paris werden derzeit ohne feste Endfrist aufbewahrt und vor der Übertragung von Necesso verschlüsselt. Für KI gilt Abschnitt 9; für Drittlandübermittlungen Abschnitt 6.

Plattform-Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein AVV nach Art. 28 DSGVO. Zusätzlich nutzt Necesso Scaleway (Paris) für verschlüsselte Offsite-Backups und ausgehende E-Mails. KI-Endpunkte und Anbieter werden gesondert in Abschnitt 9 genannt.

Website-Hosting: Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA. Die Website wird über die global verteilte Infrastruktur von Netlify bereitgestellt. Eine ausschließliche Verarbeitung von Website-Besucherdaten in der EU wird nicht zugesichert. GoDaddy wird für Domainregistrierung und Domainverwaltung eingesetzt, nicht als Webhoster.

Welche Daten: Beim Aufruf der Website verarbeitet Netlify technisch notwendige Anfragedaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, technische Browser- und Betriebssystemangaben sowie, soweit übermittelt, die Referrer-URL. Diese Daten dienen der Auslieferung der Website, der Fehlerdiagnose und dem Schutz vor Missbrauch.

Speicherdauer der Website-Logs: Die Aufbewahrung richtet sich nach der Art der Protokolldaten, dem genutzten Netlify-Dienst und dessen Aufbewahrungsvorgaben. Maßgeblich sind die Erforderlichkeit für Bereitstellung und Stabilität der Website, Fehlerdiagnose, Abwehr und Aufklärung von Sicherheitsvorfällen sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Personenbezogene Protokolldaten sind zu löschen oder zu anonymisieren, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine zulässige Grundlage für eine weitere Aufbewahrung besteht. Soweit Netlify Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, gelten die Speicher- und Löschkriterien seiner Datenschutzerklärung. Die 30-Tage-Frist für Necesso-Plattform-Logs gilt nicht für Website-Logs bei Netlify.

Drittland: Im Rahmen der globalen Bereitstellung können Website-Besucherdaten auch außerhalb der EU und des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Netlify beschreibt dafür das EU-US Data Privacy Framework, soweit die Übermittlung davon erfasst ist, sowie ergänzend bzw. ersatzweise EU-Standardvertragsklauseln in seinen Datenschutzbedingungen. Die Übertragung zur Website erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website). Für die Auftragsverarbeitung sind die auf den Hostingvertrag anwendbaren Datenschutzbedingungen von Netlify einschließlich des Data Processing Agreement maßgeblich.

Für EU-Kundenbetriebe liegt die primäre Datenhaltung in Deutschland bei Hetzner. Die Dokumentation sieht vor, US-Kundenbetriebe erst nach Einrichtung eines separaten Servers in den USA aufzunehmen. Für Mistral gilt Verarbeitung von KI-Anfragen über den EU-Endpunkt; bestimmte Konto- und Abrechnungsdaten des Anbieters können außerhalb der EU verarbeitet werden.

Stand der Plattform-Backups (29. Oktober 2026): Nächtliche Datenbank- und Dateisicherungen liegen 14 Tage auf dem Server. Zusätzliche Kopien auf der Hetzner Storage Box und bei Scaleway in Paris werden nach der aktuellen Dokumentation ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt. Necesso verschlüsselt jede Sicherung selbst mit AES-256, bevor sie den Server verlässt; der Schlüssel wird getrennt von den Sicherungen verwahrt. Die fehlende Endfrist der externen Kopien ist datenschutzrechtlich weiterhin zu klären. Die Angaben zur 30-Tage-Frist gelten nur für Necesso-Plattform-Serverprotokolle, nicht für Sicherungen.

Weitere Informationen: Netlify-Datenschutzerklärung; Netlify Data Processing Agreement; Netlify-Dokumentation zu Monitoring und Protokolldaten.

24. Mobile Apps und Benutzerkonto

Die Necesso-Apps für iOS und Android greifen nur mit Ihrer Erlaubnis auf Funktionen Ihres Geräts zu. Die Erlaubnis können Sie jederzeit in den Geräteeinstellungen entziehen.

Kundenkontakte und App-Kontakt: Kundenkontakte werden ausschließlich innerhalb von Necesso angelegt und verwaltet. Die App greift nicht auf das Adressbuch oder Telefonbuch Ihres Smartphones zu und benötigt keine Geräteberechtigung für Kontakte. Bei Fragen zur App erreichen Sie uns unter office@necesso.ai.

Benutzerkonto: Für die Nutzung speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Login-Daten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Konto löschen: Einzelne Nutzer können ihr eigenes Benutzerkonto direkt in der App löschen. Die Löschung eines gesamten Kundenbetriebs können Sie in der App beantragen; das Necesso-Team führt sie innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Anfrage im aktiven System durch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Alternativ können Sie die Löschung über die Website Konto löschen oder per E-Mail an office@necesso.ai beantragen. Daten können in internen Backups entsprechend deren gesonderten Aufbewahrungsfristen weiterbestehen.

Apple und Google verarbeiten beim Download und bei Updates eigene Daten nach ihren Datenschutzbestimmungen; darauf haben wir keinen Einfluss.

Standort: Die App greift nicht auf Ihren Standort zu. Fotomarkierungen: Durch Zeichnungen bearbeitete Kopien von Fotos werden beim jeweiligen Auftrag gespeichert. Lokale Entwürfe: Angefangene Eingaben werden als Entwürfe lokal im Browser gespeichert. Export: Kundenbetriebe können ihre Unternehmensdaten exportieren. Mitarbeitereinstufungen: Dienstgrade und Bewertungen sind nur für Inhaber und Führungskräfte des jeweiligen Kundenbetriebs sichtbar (Abschnitt 3). Telefonie und SMS: Twilio (Irland, US-Unternehmen) wird erst nach Aktivierung eingesetzt; dabei werden Telefonnummern, Anrufzeiten und SMS-Inhalte verarbeitet, ggf. auch in den USA auf Grundlage von DPA und EU-Standardvertragsklauseln.

Lokale Entwürfe in der App: Unvollständige Eingaben werden lokal im Speicher des Browsers gespeichert, damit sie bei unterbrochener Arbeit fortgesetzt werden können. Die Entwürfe dienen ausschließlich der Fortsetzung der Eingabe; nach dem Speichern beziehungsweise spätestens nach 30 Tagen werden sie entfernt. Je nach Anmeldestatus können sie beim Abmelden entfernt werden.

Fotoanmerkungen und Datenexport: Wenn Bilder in Necesso markiert oder mit Zeichnungen ergänzt werden, wird die bearbeitete Kopie mit dem Auftrag gespeichert. Berechtigte Unternehmen können ihre Geschäftsdaten aus der Plattform exportieren.

Weitere Angaben zur Kontolöschung und lokalen Speicherung und Sicherheit finden Sie in den ergänzenden Abschnitten.

25. Empfänger personenbezogener Daten

Keine Auftragsverarbeiter: GitHub, GoDaddy und Microsoft 365 erhalten keine Daten der Betriebe. DATEV, BMD, Lexware Office und die Großhändler (Open Masterdata, IDS Connect) sind Empfänger, die der Betrieb selbst wählt, keine Auftragsverarbeiter von Necesso. Schriftarten werden von unseren eigenen Servern geladen (kein Google Fonts). Necesso verwendet keine Analyse-, Absturz- oder Werbe-Software von Dritten; die eigene Suchauswertung ist oben beschrieben.

Website und Domain: Die Marketing-Website wird bei Netlify, Inc. (USA/global) ausgeliefert. Netlify Web Analytics erstellt serverseitige Reichweitenstatistiken anhand von CDN-Protokollen, ohne Analyse-Cookie im Browser. GoDaddy verwaltet nur die Domain. Für die optionalen Google Fonts auf der Marketing-Website wird nach Einwilligung eine Verbindung zu Google Ireland Ltd. hergestellt; ohne Zustimmung werden Systemschriften genutzt. Diese Website-Dienste sind von den Auftragsverarbeitern der Necesso-Kundenplattform zu unterscheiden.

Technischer Stand vom 29. Oktober 2026: Sicherungskopien werden vor der Übertragung durch Necesso mit AES-256 verschlüsselt und gegen Veränderungen geschützt. Bei Anthropic können trotz Pseudonymisierung unerkannt gebliebene Angaben personenbezogen sein; nur wenn eine Prüfung ausdrücklich fehlschlägt oder als unvollständig erkannt wird, unterbleibt die Übermittlung. Für Drittlandübermittlungen gelten die jeweils einschlägigen Vertragsvereinbarungen und Schutzmechanismen nach Art. 44 ff. DSGVO.

26. Cookies und lokale Speicherung

Lokale Entwürfe in der Necesso-Webanwendung: Begonnene Eingaben werden zur Fortsetzung der Arbeit im lokalen Browserspeicher als Entwürfe gespeichert. Dies ist von der unten beschriebenen Cookie-Auswahl der Marketing-Website getrennt.

Cookies sind kleine Dateien, die eine Website in Ihrem Browser speichert. Optionale Browser-Funktionen sind beim ersten Besuch ausgeschaltet. Wir setzen keine Analyse-Cookies und keine Werbetracker ein. Für die Website-Statistik nutzen wir Netlify Web Analytics serverseitig, wie nachfolgend beschrieben.

Netlify Web Analytics: Wir werten die Nutzung unserer Website anhand der serverseitigen CDN-Zugriffsprotokolle bei Netlify aus. Es wird dafür kein Analyse-Skript im Browser eingebunden und kein Analyse-Cookie gesetzt.

Auswertungen: Dazu gehören Seitenaufrufe, Besucherzahlen, Herkunftsregionen, aufgerufene Seiten, verweisende URLs und nicht gefundene Ressourcen. Netlify verwendet unterschiedliche IP-Adressen zur Berechnung der Besucherzahlen. Die Dashboard-Ansichten umfassen nach der Netlify-Dokumentation bis zu 30 Tage; dies ist keine Zusicherung, dass sämtliche technischen oder sicherheitsrelevanten Logs nach 30 Tagen gelöscht werden. Für diese gelten Abschnitt 13 und die Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Dienstes.

Zweck und Rechtsgrundlage: Statistische Bewertung, Verbesserung und stabiler Betrieb der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen; Kontakt: office@necesso.ai. Netlify ist der Empfänger; für internationale Verarbeitung und die vertraglichen Schutzmaßnahmen gilt Abschnitt 13.

Cookie-Auswahl: Die Schaltflächen im Cookie-Banner steuern ausschließlich die optionalen Browser-Funktionen für Startanimation und externe Schriftarten. Sie schalten die serverseitige Netlify-Auswertung nicht ab. Es werden keine Werbeprofile erstellt und keine Kontaktdaten aus der Necesso-Plattform für diese Website-Statistik eingesetzt.

Google Fonts: Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; verbundenes Unternehmen Google LLC, USA. Google erhält Ihre IP-Adresse und technische Anfragedaten; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich. Ohne Einwilligung verwenden wir Systemschriften.

Einstellungen ändern: Über „Cookie-Einstellungen” im Footer können Sie Ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen. „Nur notwendige” schaltet beide optionalen Funktionen aus. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; bereits an Google übermittelte Daten lassen sich nicht zurückholen. Ohne JavaScript bleiben optionale Funktionen ausgeschaltet. Sie können Cookies außerdem jederzeit in Ihrem Browser löschen oder blockieren.

Rechtlicher Rahmen: In Österreich gilt § 165 Abs. 3 TKG 2021, in Deutschland § 25 TDDDG.

Technische Sitzungsdaten: Die Necesso-Webanwendung kann neben lokalen Eingabeentwürfen notwendige Anmeldedaten und Einstellungen im Browser speichern. Diese funktionalen Daten sind von den Einwilligungseinstellungen der Marketing-Website getrennt. Für die technische Anmeldung und die Wiederaufnahme unterbrochener Vorgänge werden keine Werbe-Cookies eingesetzt.

27. Begriffsdefinitionen

Soweit Begriffe gesetzlich definiert sind, gelten die gesetzlichen Definitionen.

• Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa über Name, Kennnummer, Standortdaten, Online-Kennung oder besondere Merkmale (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
• Verantwortlicher: wer allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
• Auftragsverarbeiter: wer personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
• Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa Erheben, Speichern, Auswerten, Übermitteln oder Löschen (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).
• Pseudonymisierung: Daten werden so verändert, dass sie ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen keiner Person mehr zugeordnet werden können, bei uns durch Platzhalter (Art. 4 Nr. 5 DSGVO).
• Drittland: jedes Land außerhalb der EU und des EWR.
• Kontaktdaten: Telefonnummern, Anschriften, E-Mail-Adressen und Kennungen in Messengern oder sozialen Medien.
• Vertragsdaten: Angaben zu Vertragsparteien, Leistungen, Preisen, Zahlungsbedingungen, Laufzeit und Kündigung.

Stand: Oktober 2026. Grundlage: Datenschutz Generator für Österreich von AdSimple, erweitert für die Necesso-Plattform.